Wer nutzt Desk-Sharing im OCT bereits?

Ein Teil des Schulleitungsbereichs VPPL hat mit dem Einzug der ETH ins OCT Desk-Sharing eingef¨¹hrt. Die anderen genannten Einheiten haben erst nach dem Bezug auf Desk-Sharing umgestellt. Wir stellen einige der Einheiten hier vor.

Die Sektion Portfoliomanagement (PFM) der Abteilung Immobilien ist nach dem Einzug ins OCT vorerst mit vier Shared-Desk-Arbeitspl?tzen gestartet. Der Testlauf verlief erfolgreich, so dass die Sektion Desk-Sharing bald f¨¹r alle Mitarbeitenden eingef¨¹hrt hat. Die Arbeitspl?tze wurden jeweils mit einem Curved-Bildschirm samt Dockingstation ausgestattet. Die Mitarbeitenden erhielten als pers?nliche Ausr¨¹stung Maus, Tastatur und ein Headset. Zudem gab es Caddys (Rollcontainer) f¨¹r pers?nliche Dinge und um die pers?nliche Hardware zu verstauen.

Desk-Sharing hat sich bew?hrt

?Unsere Sektion hatte bei der Einf¨¹hrung von Shared-Desk geringe H¨¹rden zu ¨¹berwinden?, erkl?rt Alexander W?ber, Sektionsleiter PFM, ?da wir schon l?nger nahezu papierlos arbeiten und relativ oft Termine ausserhalb des B¨¹ros wahrnehmen.? Ausserdem hat die Sektion auch nach der Pandemie die M?glichkeit beibehalten, im Home-Office zu arbeiten. Das Team ist angehalten, Termine m?glichst so zu legen, dass sich die Kolleginnen und Kollegen Dienstag und Donnerstag im B¨¹ro direkt austauschen k?nnen. ?Das hat sich bew?hrt wie auch der Einsatz von Kollaborationsl?sungen f¨¹r den sonstigen Austausch?, betont Alexander.

Die Mitarbeitenden sch?tzen die Flexibilit?t sehr, den Arbeitsort, entweder Homeoffice oder B¨¹ro, frei w?hlen zu k?nnen, sagt Alexander. ?Das hat das Arbeitsklima positiv gest?rkt.? Die Sektion geht nun noch einen Schritt weiter: ?Wir arbeiten zurzeit an der Digitalisierung unserer Prozesse durch die Integration von MS Teams und SharePoint.? Auf die anstehenden Ver?nderungen im OCT seien die Mitarbeitenden gespannt. Da sich ihr Arbeitsalltag mit dem Umzug ins H-Geschoss und durch die N?he zu anderen Abteilungen selbstverst?ndlich nochmals ver?ndern wird.

Gesamtes E&S nutzt Desk-Sharing

Engineering und Systeme (E&S) hat im Mai 2023 ein Shared-Desk-Konzept eingef¨¹hrt. Dieses wurde von einer Arbeitsgruppe erarbeitet unter der Federf¨¹hrung von Nina Indina, die in der Abteilung f¨¹r Innovation und strategische Projekte zust?ndig ist. Bei E&S stand die Frage im Raum, wie die Mitarbeitenden im B¨¹ro zuk¨¹nftig zusammenarbeiten m?chten, vor allem nach der R¨¹ckkehr ins OCT nach Corona. 

?Nat¨¹rlich gab es anfangs Bedenken und wir haben viel ¨¹ber die Gr¨¹nde diskutiert, warum man in Zukunft ¨¹berhaupt noch ins B¨¹ro kommen soll. Dies haben wir in diverse Nutzungsformen in der B¨¹rofl?che ¨¹bersetzt?, sagt Nina. Die verschiedenen Zonen erf¨¹llen dort nun unterschiedliche Bed¨¹rfnisse und werden sehr gut in Anspruch genommen.  

Die Arbeitsgruppe bestand aus acht Personen, die sich freiwillig f¨¹r die Mitarbeit gemeldet hatten. Zu deren Arbeit geh?rte auch, in Z¨¹rich Orte zu besuchen, wo Shard-Desk bereits genutzt wird. Die Eindr¨¹cke der Kollegen nach solchen Besuchen sind Nina noch im Ohr: ?Wie ein riesiger Club?. Eine andere R¨¹ckmeldung lautete: ?Ein Ort, den man sp¨¹ren kann.? Das Team sah klar die Chance, den Raum, der zur Verf¨¹gung steht, besser zu nutzen.

Die Abteilung hat durch dieses Konzept auch Platz f¨¹r Mitarbeitende geschaffen, die 2023 neu angestellt wurden. Gleichzeit ging es um weitere Themen: Synergien, die so entstehen k?nnen, oder eine verbesserte Zusammenarbeit.

Lebendigeres B¨¹ro und Commitment

?Wir kommen f¨¹r den Austausch und das Miteinander ins Office?, zieht Nina Bilanz. ?Es ist viel lebendiger geworden und der Austausch, auch der informelle, hat sich verst?rkt.? Schon allein deshalb, weil immer wieder andere Kolleginnen und Kollegen nebeneinandersitzen. Daf¨¹r habe man eine Atmosph?re geschaffen, in der man sich wohlf¨¹hlt mit Austauschzonen, in denen es lockerer zugeht als in Sitzungszimmern. Das Thema Hygiene sei auch kein Problem: Es gilt eine Clean-Desk-Policy. ?Wenn ich gehe, wische ich den Tisch ab?, so Nina. Ein weiteres Plus: Auf der kleinen Fl?che gedeihen ¨¹ber 20 Pflanzen.

Ninas Fazit: ?Ich finde, wir haben bei E&S bereits einiges dazugelernt seit Einf¨¹hrung unseres Konzepts und sind dadurch offen f¨¹r die Schritte, die mit FoW@OCT auf uns zukommen. Unser gr?sstes Learning ist, dass es vor allem bei der t?glichen Umsetzung tats?chlich das Commitment aller braucht, damit es funktioniert.?

VPPL nutzt Desk-Sharing am l?ngsten

Ein Teil von VPPL nutzt Desk-Sharing seit Einzug ins OCT. Desk-Sharing hat sich hier l?ngst etabliert. ?Sicher, die Mitarbeitenden haben jeweils ein paar Lieblingspl?tze, die sie bevorzugen, so Bettina Menko, Nutzendenvertreterin von VPPL. ?Einen Anspruch darauf haben sie aber nicht.? Das sei auch nicht n?tig, weil die Pl?tze alle gleich ausgestattet sind.

Man trifft sich nach M?glichkeit in der Zone, die jedem Team zugewiesen wurde. ?So wird der pers?nliche Austausch im Team gef?rdert.? Pers?nliche Dinge k?nnen in Schliessf?chern in der N?he der Arbeitspl?tze verstaut werden. ?Wir haben gute Erfahrungen mit dem Desk-Sharing-Konzept gemacht und uns schnell daran gew?hnt?, findet Bettina.

Platz f¨¹r neue Einheiten und Arbeitsorte 

Im Quartal 1/2024 wird Desk-Sharing f¨¹r die Mitarbeitenden im OCT als neuer Standard eingef¨¹hrt. Die Gr¨¹nde daf¨¹r liegen auf der Hand: ?Der Leerstand im OCT war f¨¹r alle offensichtlich. Das Geb?ude soll durch Desk-Sharing besser genutzt werden. Dadurch k?nnen neue Einheiten einziehen und wir schaffen Platz f¨¹r neue Arbeitsorte und stellen unsere Infrastruktur f¨¹r die Zukunft auf?, bringt Constanze Weihs, Projektleiterin von FoW@OCT, die Anliegen auf den Punkt.