Versand von Massen-E-Mails
E-Mails, für die Adressen aus der zentralen ETH-Kontaktdatenbank verwendet werden und die an mehr als 500 Mitarbeitende gehen, sind bewilligungspflichtig. Zust?ndig für die Bewilligung von Massen-E-Mails an Mitarbeitende ist die Abteilung Hochschulkommunikation (HK). Sie entscheidet darüber, ob eine E-Mail an den vorgesehenen Verteiler verschickt werden darf, und ber?t die anfragenden Stellen bezüglich Alternativen (gezieltere Verteiler, besser geeignete Kan?le). E-Mails an Studierende fallen in den Zust?ndigkeitsbereich des Rektorats.
E-Mails an alle ETH-Mitarbeitenden sollen nur in Ausnahmef?llen verschickt werden. Für Informationen, bei denen die Absender:innen davon ausgehen, dass sie für alle ETH-Mitarbeitenden von Interesse sind, stehen die internen Kommunikationskan?le zur Verfügung, insbesondere ?Intern aktuell? mit dem dazugeh?rigen Newsletter und die Startseite des Mitarbeitendenportals ?Staffnet?.
Unter gewissen Umst?nden kann es dennoch notwendig sein, eine E-Mail an alle ETH-Mitarbeitenden zu verschicken. Hierfür muss mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:
- Die E-Mail beinhaltet Informationen, über die alle ETH-Mitarbeitenden zwingend informiert sein müssen und die für ihre T?tigkeit an der ETH grundlegend sind (z.B. ausserordentliche Geb?udeschliessungen, ?nderung der Personalverordnung, Warnung vor Phishing-E-Mails).
- Absender der E-Mail ist die ETH-Schulleitung oder ein Schulleitungsmitglied.
- Es handelt sich um eine Umfrage, die von der Schulleitung oder einem Schulleitungsmitglied bewilligt wurde.
Für die Beurteilung und Freigabe des Versands von Massen-E-Mail nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrer Themenmanagerin/Ihrem Themenmanager auf.