Erläuterungen zum Umgang mit Studierendendaten

Erl?uterung

Mit der Regelung in Art. 4 wird festgelegt, wer in welchem Umfang das Recht hat, die Daten der Bewerbenden und Studierenden zu bearbeiten. Das Recht, Daten zu bearbeiten, besteht dabei grunds?tzlich jeweils im Rahmen der entsprechenden Aufgaben.

Dozierende verarbeiten Daten von Studierenden in Zusammenhang mit Lerneinheiten, z.B.:

- Zugriff auf pers?nliche Daten soweit erforderlich zur Erf¨¹llung des Lehrauftrags
- Noten
- Resultate von Semesterleistungen und Leistungselementen

Dozierende k?nnen in eDoz Stellvertretungen definieren. Diese erhalten entsprechend auch Zugriff auf die relevanten Studierendendaten und m¨¹ssen sich gleichermassen an die Vorgaben in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit halten.

Erl?uterung

Von Bewerbenden und Studierenden d¨¹rfen die in Art. 5 Abs. 1 aufgelisteten Kategorien von Daten bearbeitet werden. Es handelt sich um die Kategorien Personalien, Daten zur Personenidentifikation, Bewerbungs- und Anmeldedaten, Daten ¨¹ber die pers?nliche Situation sowie weitere Daten. Zu diesen aufgef¨¹hrten Datenkategorien werden im Reglement jeweils einige Beispiele genannt. 

Erl?uterung

Die Bestimmung erl?utert, wie die Daten der Bewerbenden und Studierenden vor unbefugtem Zugriff zu sch¨¹tzen sind.

Studierendendaten sind als ?vertraulich? zu behandeln.

Mit dem Zugang zu den Daten erhalten die Dozierenden die Verantwortung, Art. 6 einzuhalten. Wie die Datensicherheit gew?hrleistet wird, liegt in der Eigenverantwortung der Dozierenden.

Es gelten ¨¹bergeordnete Regelungen, wie z.B. die Weisung Informationssicherheit an der ETH Z¨¹rich, RSETHZ 203.25.

Wichtig ist, dass Studierendendaten (z.B. Notenlisten) nicht in selbst organisierte Clouddienste, wie privaten E-Mailkonten, weitergeleitet werden d¨¹rfen. Eine Aufbewahrung in der Microsoft-Cloud oder Google-Suite ist nur mittels Nutzung des eigenen ETH-Accounts erlaubt.

Erl?uterung

In Art. 9 Abs. 1 werden die verschiedenen Arten aufgef¨¹hrt, in denen die Aufbewahrung der Daten erfolgt. Als Beispiele k?nnen das zentrale Studieninformationssystem sowie Korrespondenzdaten in E-Mail-Verzeichnissen genannt werden.

Erl?uterung

Der Zugriff auf die Daten wird den berechtigten Personen jeweils in demjenigen Umfang gew?hrt, der f¨¹r die Erf¨¹llung der Aufgaben erforderlich ist. Die Leiterin/der Leiter der Akademischen Dienste teilt den berechtigten Personen die passende Benutzerrolle zu. In Art. 12 Abs. 2 werden zudem die Zugriffsbeschr?nkungen explizit aufgef¨¹hrt. Ein Zugriff auf Daten ausserhalb des definierten Bereichs ist grunds?tzlich nicht m?glich.

?ber eDoz wird den Dozierenden Zugriff auf die Daten gew?hrt, die sie f¨¹r die Durchf¨¹hrung des Lehrbetriebs erfordern. Weitere Daten k?nnen alternativ ¨¹ber das Studiensekretariat bezogen werden.

Erl?uterung

Die Bekanntgabe von Personendaten ist gem?ss den Vorgaben des Datenschutzgesetzes nur unter bestimmten Voraussetzungen zul?ssig.

Die Zul?ssigkeit ist dabei unter anderem in denjenigen F?llen zu bejahen, in denen eine Rechtsgrundlage vorliegt oder die betroffene Person ihr Einverst?ndnis gegeben hat. Mit Art. 14 wurde die rechtliche Grundlage geschaffen, um bestimmte Daten aus dem zentralen Studieninformationssystem an Dritte bekannt zu geben. Die Zust?ndigkeit liegt bei den Akademischen Diensten.

Daraus ergibt sich f¨¹r die Dozierenden, dass sie selbst keine Studierendendaten an ?Dritte? weitergeben k?nnen. Mit dem Begriff ?Dritte? sind auch Studierende gemeint. Das heisst, es d¨¹rfen keine Namenslisten oder Listen mit Telefonnummern von Studierenden f¨¹r Gruppenarbeiten o.?. weitergereicht werden. Hingegen fallen die zu Art. 4 erl?uterten M?glichkeiten der Stellvertretung nicht unter den Begriff ?Dritte?.

Erl?uterung

Art. 22 regelt die Archivierung, L?schung bzw. Vernichtung von Daten.

Hinsichtlich der Pr¨¹fungsunterlagen wird auf Art. 23 der Verordnung der ETH Z¨¹rich ¨¹ber die Lerneinheiten und Leistungskontrollen an der ETH Z¨¹rich (externe SeiteSR 414.135.1call_made) verwiesen.