Schliessung
Bei Projektende, bzw. nach Eingang der Schlusszahlung muss das PSP-Element abgeschlossen werden. Schliessungen von SAP-Projekten bzw. PSP-Elementen k?nnen Sie via ETHIS Finanzen > Antr?ge & Formulare > "SAP-Projekte und PSP-Elemente bewirtschaften" einreichen. Hierüber kann die Schliessung einzelner PSP-Elemente oder eines gesamten SAP-Projekts beantragt werden.
Vor Einreichung des Schliessungsantrags:
muss sichergestellt werden, dass
- keine Personalanstellungen mehr über das PSP-Element laufen.
- alle pendenten Transaktionen (z.B. Rechnungen, Zahlungseing?nge, Umbuchungen, Bestellungen) verbucht sind.
- eine allf?llige Rückzahlungsverpflichtung gegenüber dem F?rderer erfüllt wurde.
Für Drittmittelprojekte (akademischer Einheiten) gilt:
- Nicht ausgesch?pfte oder überzogene Budgets* werden mit den Reserven des Verantwortungsbereichs verrechnet.
- Spezialf?lle sind vorg?ngig beim Finance Desk (Verlinkung Ticketsystem) anzufragen oder mittels Kommentar auf dem Antrag zu vermerken
Für Drittmittelprojekte (serviceorientierter Einheiten) gilt:
- Nicht ausgesch?pfte oder überzogene Budgets* werden mit den Reserve des zust?ndigen Schulleitungsmitglieds verrechnet (Defizite müssen begründet werden)
- Spezialf?lle sind vorg?ngig beim Finance Desk anzufragen oder mittels Mitteilungsfeld im Schliessungsworkflow zu vermerken
*Achtung: Massgeblich für die Schlussrechnung sind die tats?chlich eingegangenen Zahlungen!
Berechnungsbeispiel:
eingegangene Zahlungen in Transaktionsw?hrung (Vertragsw?hrung)
(x fixierter Kurs bei verfügten Projekten mit Fremdw?hrung ab dem 01.01.19)
= Zahlunsgeing?nge in CHF
- allf?llige Overhead-Abzüge (prozentual zu Zahlungseing?nge in CHF)
- tats?chliche Kosten
= Betrag Reservebildung/ -belastung
Schlussabrechnung mit internen Nebenbeitragsempf?ngern:
Bei Projekten mit mehreren Beitragsempf?ngern innerhalb der ETH (mit einem Forderungsmanagement) erfolgt die Reservebildung/ -belastung proportional zum jeweiligen Budget. Anderweitige Abmachungen sind vorg?ngig beim Finance Desk (via Ticket) anzufragen oder mittels Mitteilungsfeld im Schliessungsworkflow zu vermerken. Zus?tzliche Dokumente (Vereinbarungen der beteiligten Parteien) k?nnen ebenfalls im Workflow zum Schliessungsantrag hochgeladen werden.
Für Zusatzbudgets gilt:
Bei Zusatzbudgets, die von einem ressortverantwortlichen Schulleitungsmitglied unterj?hrig einem Verantwortungsbereich bzw. dessen Budgetverantwortlichem zugesprochen werden (z.B. ETH-Grants, Innovedum), gilt:
- Nicht ausgesch?pfte Zusatzbudgets verfallen, werden aber weiterhin im Projektbericht angezeigt.
- Bei akademischen Einheiten werden überzogene Budgets aus der Reserve des Verantwortungsbereiches ausgeglichen.
- Bei serviceorientierten Einheiten sind allf?llige Budgetüberziehungen am Ende der Projektlaufzeit sind zu begründen.
Weitergehende Informationen zu den verschiedenen Budgets finden Sie hier.