Umbuchungen - FAQ

Frage

Ich m?chte einen Beleg, der im Jahr 2018 oder fr¨¹her gebucht wurde, korrigieren bzw. weiterbelasten. Nach Eingabe der Belegnummer und des Finanzjahres 2018 in ETHIS erscheint jedoch immer die Fehlermeldung "Belegnummer nicht vorhanden". Was muss ich tun?

Antwort

In gewissen F?llen wurden die Belegdaten aus dem 2018 ins neue System ¨¹bernommen. Dies geschah aber mit einem neuen Buchungsbeleg, welcher eine neue Belegnummer erhalten hat. D.h. die Belegnummer aus dem 2018 ist im neuen System nicht abrufbar.

Der Workaround besteht darin, im alten System eine Kopie (pdf) des Originalbelegs zu generieren und diesen danach einem ETHIS-Umbuchungsantrag f¨¹r Interne Verrechnung anzuh?ngen.
 

Der Erfasser / Die Erfasserin des Umbuchungsantrags hat Sie als Bez¨¹ger/-in angegeben, d.h. Sie haben eine interne Dienstleistung in Anspruch genommen, deren Kosten nun verrechnet werden soll.

Gehen Sie in ETHIS auf die Startseite. Dort sehen Sie einen Link zur Inbox Umbuchungen, klicken Sie diesen Link an. Sie gelangen zur ?bersichtsliste mit Ihren offenen Umbuchungsantr?gen. Klicken Sie auf die Nummer des gew¨¹nschten Umbuchungsantrags, um die Details zu sehen.

• Sie sind inhaltlich und fachlich mit der Rechnung einverstanden. Sie wissen auch bereits, auf welches Kontierungselement die Belastung erfolgen soll. ¡ú Fall A: Kontierung erg?nzen
• Sie sind inhaltlich und fachlich mit der Rechnung einverstanden, wissen aber nicht, auf welches Kontierungselement die Belastung erfolgen soll. ¡ú Fall B: Weiterleitung zur Kontierung
• Sie sind aus irgendeinem Grund nicht mit der Rechnung einverstanden oder haben eine Frage an den Erfasser / die Erfasserin. ¡ú Fall C: R¨¹ckfrage an Erfasser

Durch Anklicken der Schaltfl?che ?Historie? rechts neben dem Feld f¨¹r die Belastungskontierung wird Ihnen der bisherige Verlauf des Umbuchungsantrags angezeigt.

Fall A: Kontierung erg?nzen

Geben Sie das gew¨¹nschte Kontierungselement (Kostenstelle oder das PSP-Element) entweder direkt im Feld ?Belastungskontierung? ein und best?tigen Sie Ihre Eingabe mit ?enter? - oder suchen Sie ¨¹ber die Suchhilfe danach. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts vom Eingabefeld. In der Eingabemaske k?nnen Sie Text oder Zahlen eingeben. Nach Anklicken der Schaltfl?che ?suchen? werden Ihnen s?mtliche erlaubten Kontierungselemente angezeigt, die eine ?bereinstimmung mit Ihren Angaben enthalten. W?hlen Sie das gew¨¹nschte Element aus und best?tigen Sie die Eingabe mit ?enter?. Der Umbuchungsantrag durchl?uft nun den Genehmigungsworkflow.

Geben Sie das gew¨¹nschte Kontierungselement (Kostenstelle oder das PSP-Element) entweder direkt im Feld ?Belastungskontierung? ein und best?tigen Sie Ihre Eingabe mit ?enter? - oder suchen Sie ¨¹ber die Suchhilfe danach. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts vom Eingabefeld. In der Eingabemaske k?nnen Sie Text oder Zahlen eingeben. W?hlen Sie das gew¨¹nschte Element aus und best?tigen Sie die Eingabe mit ?enter?.

Der Antrag durchl?uft nun automatisch den Genehmigungsworkflow und ist bei den gem?ss FR berechtigten Personen in der Inbox sichtbar.

Bitte beachten: Wenn Sie selbst f¨¹r das entsprechende Kontierungselement berechtigt sind, wird der Antrag mit dem Anklicken der Schaltfl?che ?Antrag absenden? automatisch (teil)genehmigt.

Fall B: Weiterleitung zur Kontierung

Wenn Sie nicht wissen, auf welches Kontierungselement gebucht werden soll, k?nnen Sie den Umbuchungsantrag an eine andere Person weiterleiten. Die Voraussetzung hierf¨¹r ist jedoch, dass das Feld Belastungskontierung leer gelassen wird. (Sobald eine Kontierung angegeben wird, wird automatisch der Genehmigungsworkflow angestossen.)

Suchen Sie in der Eingabemaske mit der Schaltfl?che ?Person suchen? nach der gew¨¹nschten Person. Sie k?nnen im Mitteilungsfeld zus?tzliche Informationen f¨¹r den Empf?nger / die Empf?ngerin eingeben. Sobald Sie auf die Schaltfl?che ?absenden? klicken, erscheint der Antrag bei der ausgew?hlten Person in ETHIS in der Inbox und kann dort angeklickt und bearbeitet werden. Ausserdem erh?lt die ausgew?hlte Person ein Mail mit der Mitteilung, dass sie eine Kontierungsanfrage zum Umbuchungsauftrag erhalten hat.

Fall C: R¨¹ckfrage an Erfasser

Wenn Sie mit der Rechnung nicht einverstanden sind oder eine Frage dazu haben, k?nnen Sie den Umbuchungsantrag an den Erfasser / die Erfasserin zur¨¹ckgeben. Die Voraussetzung hierf¨¹r ist jedoch, dass das Feld Belastungskontierung leer gelassen wird. (Sobald eine Kontierung angegeben wird, wird automatisch der Genehmigungsworkflow angestossen.)

Klicken Sie in der Eingabemaske die Schaltfl?che ?R¨¹ckfrage an Erfasser? an. Sie k?nnen im Mitteilungsfeld zus?tzliche Informationen f¨¹r den Empf?nger / die Empf?ngerin eingeben. Sobald Sie auf die Schaltfl?che ?absenden? klicken, erscheint der Antrag beim Erfasser / bei der Erfasserin in der ETHIS Inbox und kann dort bearbeitet werden. Es wird ein Mitteilungs-Mail verschickt.