Lieferantenrechnungen in Kürze

Unter Finanzen > Rechnungen k?nnen Sie Ihre Lieferantenrechnungen elektronisch erfassen. Generell m¨¹ssen Sie nur die Felder, welche mit * markiert sind, zwingend ausf¨¹llen. Mit Klick auf das Informationssymbol erhalten Sie wichtige Infos zu den jeweiligen Feldern.

1. Rechnung als PDF hochladen
   Mit Klick auf 'Beilage hochladen' k?nnen Sie Ihre Rechnung als PDF-Datei hochladen. Nach dem Hochladen wird sie automatisch auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
2. Rechnungsart
   Setzen Sie hier den Haken, wenn es sich um eine Gutschrift oder einen Zahlungsauftrag handelt.
   Lieferant
   Mit der Suchhilfe k?nnen Sie den Lieferanten ausw?hlen. Bei Unsicherheit k?nnen Sie das Feld leer lassen. Es wird von der Abteilung Rechnungswesen erg?nzt.
   Rechnungsdatum
   Hier m¨¹ssen Sie das Rechnungsdatum eingeben. Achtung, nicht das Liefer- oder Bestelldatum. Ab dem Rechnungsdatum wird die F?lligkeit der Rechnung berechnet.
   Rechnungsnummer
   Hier kann die Rechnungsnummer eingegeben werden. Vorteil: Es wird automatisch gepr¨¹ft, ob bereits eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer vorhanden ist. So k?nnen Doppelerfassungen vermieden werden.
   Bestellnummer
   Wenn die Rechnung zu einer Bestellung geh?rt, muss hier die Bestellnummer eingegeben werden. Tipp: Bei solchen Rechnungen dieses Feld zuerst auszuf¨¹llen, da danach einige Felder automatisch abgef¨¹llt werden. ?ber die Suchhilfe kann auch nach der Nummer des Beschaffungsantrages (IT-xxxxxxx, EB-xxxxxxx) gesucht werden.
   Rechnungsbetrag
   Hier muss der Rechnungsbetrag im Total eingegeben werden. Mit Klick auf das Dropdown-Men¨¹ kann die richtige W?hrung ausgew?hlt werden. Mit Aufteilung Betrag k?nnen mehrere Positionen erstellt werden.
3. Kontierungselement
   Geben Sie hier das zu be- oder zu entlastende Finanzelemt (PSP-Element oder Kostenstelle) ein.
   Sachkonto
   Mit der Suchhilfe k?nnen Sie hier das passende Sachkonto ausw?hlen. Je nach Sachkonto werden die Eingabefelder automatisch erweitert. Bei Flugreisen werden spezielle Daten ben?tigt. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie diese erfasst werden m¨¹ssen.
   Inventar-Nr.
   Nur auszuf¨¹llen, wenn es sich um eine bestehende Anlage handelt.
   Buchungstext
   Geben Sie hier eine kurze Umschreibung der Leistung ein. Dieser Text wird auf dem Einzelpostenbericht angezeigt.
4. Ereignis
   Mitteilung an den Genehmiger
   Hier k?nnen Sie eine Mitteilung verfassen. Falls diese ans Rechnungswesen gerichtet ist, setzen Sie den Haken bei 'Mitteilung ans Rechnungswesen'.
5. Die von Ihnen eingegebenen Informationen zu Kontierungselement und Sachkonto "holen" die zugewiesenen Genehmiger. Mit dem Dropdown-Men¨¹ k?nnen Sie den Genehmiger / die Genehmigerin ausw?hlen. Mit Klick auf das 'Gesetzbuch' k?nnen Sie den passenden Artikel aus dem Finanzreglement einsehen.
6. Daten pr¨¹fen
   Nach Klick auf diesen Button wird Ihnen angezeigt, ob Ihre Eingaben noch Fehler enthalten.
   Daten sichern
   Die Rechnung wird als Entwurf in Ihrer Inbox (siehe Akkordeon) gespeichert. Eine Rechnung kann auch unvollst?ndig gesichert und zu einem sp?teren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden.
   Weiterleitung
   Hier k?nnen Sie den Beleg vor der Genehmigung durch eine weitere Person pr¨¹fen oder bearbeiten lassen.
   Senden
   Mit 'Senden' wird die Rechnung in die Inbox Lieferantenrechnungen (siehe Akkordeon) des Genehmigers / der Genehmigerin gesendet. K?nnen Sie die Rechnung selber genehmigen, wird der Antrag direkt an die Abt. Rechnungswesen weitergeleitet.
   Status
   Rot = Fehler. Wenn Sie mit der Maus ¨¹ber die rote Ampel (Status) fahren wird Ihnen angezeigt, welche Fehler Ihre Eingaben enthalten.
   Gr¨¹n = Rechnung kann abgeschickt werden.

Auf der Startseite finden Sie die Inbox Lieferantenrechnungen. Je nach T?tigkeit sind die Button ausgegraut oder anklickbar.

1. Mit 'Anzeigen' ersehen Sie die Details der Rechnung.
2. Mit 'Bearbeiten' wird die Eingabemaske ge?ffnet (siehe Akkordeon Lieferantenrechnung erfassen)
3. Wenn die Rechnung korrekt erfasst wurde, k?nnen Sie mit 'Genehmigen' den Antrag genehmigen.
4. Sollte die Rechnung nicht korrekt oder die Eingaben fehlerhaft sein k?nnen Sie mit 'Ablehnen' den Antrag zur¨¹ckweisen. Sie m¨¹ssen den Grund der Ablehnung angeben.
5. Hier ist der Status der Rechnung ersichtlich.
6. Mit Klick auf Einstellungen (Mensch mit Schraubenschl¨¹ssel) k?nnen Sie Ihre Ansicht anpassen und Filter setzen.
7. Ablehnungsgrund
   Hier k?nnen Sie den Grund der Ablehnung einsehen.
   Chronik
   Eine chronologische Auflistung der einzelnen Handlungen. Hier ist ebenfalls ersichtlich ob und wann die Rechnung bezahlt wurde.
   M¨¹lleimer
   Mit Klick auf 'M¨¹lleimer' kann die Rechnung gel?scht werden.
8. Auf dem Reiter Bearbeitete Rechnungen k?nnen Sie alle Rechnungen einsehen, welche Sie bearbeitet haben.