Berufliche Auslagen in Kürze

Unter den 'Beruflichen Auslagen' finden Sie den Men¨¹punkt 'Belege erfassen und abrechnen'. Hier k?nnen Sie Ihre Spesen erfassen oder die offenen Kreditkartenpositionen (siehe Akkordeon weiter unten) kontieren.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, k?nnen Sie ¨¹ber 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person ausw?hlen. mehr
2. Mit Klick auf 'Neue Position' ?ffnet sich ein Pop-up, in dem Sie den R¨¹ckerstattungsbeleg erfassen k?nnen. Alle mit * bezeichneten Positionen m¨¹ssen ausgef¨¹llt werden. mehr
3. Haben Sie Positionen zu einem Vorschuss, k?nnen Sie diese mit Klick auf 'Vorschuss abrechnen' verarbeiten. mehr
4. Wenn Sie den Vorschuss nicht gebraucht haben, k?nnen Sie auf 'Vorschuss zur¨¹ckzahlen' klicken. Die ETH wird Ihnen den Betrag in Rechnung stellen.
5. Mit Klick auf 'Notiz versenden' sind alle Personen aufgelistet, f¨¹r die Sie eine Delegation erstellt haben. Die ausgew?hlte Person kann dann den Antrag definitiv erstellen und absenden. mehr
6. Mit 'Antrag erstellen' wird der Antrag generiert und zur Genehmigung weitergeleitet. mehr
7. Unter 'Delegation' k?nnen Sie eine oder mehrere Mitarbeitende ausw?hlen, die f¨¹r Sie die beruflichen Auslagen (R¨¹ckerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten k?nnen. mehr
8. Unter 'Vorschlagswerte' haben Sie die M?glichkeit, einen Vorschlagswert f¨¹r ein Ereignis und / oder ein Kontierungselement (PSP-Element / KST) festzulegen. mehr
9. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschl¨¹ssel) k?nnen Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Auf der ETHIS-Startseite finden Sie in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) alle Antr?ge, die f¨¹r Sie erfasst wurden. Sobald Sie diese freigegeben haben, wird der Antrag an die Genehmiger weitergeleitet.

Unter den 'Beruflichen Auslagen' finden Sie den Men¨¹punkt 'Belege erfassen und abrechnen'. Hier erscheinen Ihre offenen Kreditkartenpositionen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, k?nnen Sie ¨¹ber 'Andere(r) Antragsteller(in)' die entsprechende Person ausw?hlen. mehr
2. Mit dem Bleistift k?nnen Sie die Position kontieren / abrechnen. mehr
3. Mit Klick auf 'Notiz' sind alle Personen aufgelistet, f¨¹r die Sie eine Delegation erstellt haben. Die ausgew?hlte Person kann dann den Antrag definitiv erstellen und absenden. mehr
4. Mit 'Antrag erstellen' wird der Antrag generiert und zur Genehmigung weitergeleitet. mehr
5. Unter Delegation k?nnen Sie Mitarbeitende ausw?hlen, die f¨¹r Sie die beruflichen Auslagen (R¨¹ckerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten k?nnen. mehr
6. Unter 'Vorschlagswerte' haben Sie die M?glichkeit, einen Vorschlagswert f¨¹r ein Ereignis und / oder ein Kontierungselement (PSP-Element / KST) festzulegen. mehr
7. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschl¨¹ssel) k?nnen Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Auf der ETHIS-Startseite finden Sie in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) alle Antr?ge, die f¨¹r Sie erfasst wurden. Sobald Sie diese freigegeben haben, wird der Antrag an die budgetverantwortliche Person (Genehmiger/-in) weitergeleitet.

Unter den 'Beruflichen Auslagen', 'Berichte' finden Sie Ihre monatlichen Kreditkartenausz¨¹ge als PDF.

1. Mit 'Nur letztes Rechnungsdatum' wird die Auswahl auf die aktuellen Abrechnungen beschr?nkt.
   
2. Mit der Auswahl nach Rechnungsdatum haben Sie die M?glichkeit, die Anzahl der angezeigten PDF's einzuschr?nken bzw. auszuweiten.
3. Wenn Sie z.B. nur nach aufgeteilten Positionen suchen, haben Sie die M?glichkeit, die angezeigten PDFs auf die Auswahl zu beschr?nken. Sie k?nnen alle drei Positionen gleichzeitig ausw?hlen.
4. ?ber die Textsuche k?nnen sie nach Namen suchen (z.B. Hotelnamen, Ortschaften usw.).
5. ?ber diese Suchfunktion haben Sie die M?glichkeit, alle Positionen zu einer speziellen W?hrung zu suchen.
6. Sie haben die M?glichkeit, in den angezeigten PDFs nach Betr?gen zu suchen. Mit Klick auf den 'Pfeil' oder den 'grauen Rhombus' k?nnen Sie Betr?ge einschr?nken.

Sobald Sie die Suchkriterien eingef¨¹gt haben, k?nnen Sie diese mit Enter oder mit Klick auf 'Suchen' best?tigen.

Unten den 'Beruflichen Auslagen' gibt es den Men¨¹punkt '?bersicht und Status der Antr?ge'. Hier k?nnen Sie alle Antr?ge, Ihre eigenen und diejenigen Ihrer delegierten Mitarbeitenden, ansehen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, k?nnen Sie ¨¹ber 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person ausw?hlen.
   
2. Wechsel zwischen 'Spesenantr?ge offen' und 'Spesenantr?ge abgeschlossen'.
3. Hier verwalten Sie Ihre Delegationen.
4. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschl¨¹ssel) k?nnen Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Unten den 'Beruflichen Auslagen' gibt es den Men¨¹punkt 'Vorschuss beantragen und anzeigen'. Hier k?nnen Sie Ihren Vorschuss erstellen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, k?nnen Sie ¨¹ber 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person ausw?hlen. mehr
2. Mit Klick auf 'Neuer Vorschuss' ?ffnet sich ein Pop-up, in dem ein neuer Vorschuss-Antrag erstellt werden kann. mehr
3. Status der Antr?ge
   In Genehmigung: Ihr Antrag erscheint in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) der budgetverantwortlichen Person mit dem Status ?in Genehmigung¡®. Sobald der Antrag genehmigt wurde, erscheint Ihr Antrag in der Antragsliste als 'Genehmigt'.
   Genehmigt: Ihr Antrag ist nun in der Fachabteilung zur Weiterverarbeitung. In Ihrer Antragsliste sehen Sie den Antrag mit dem Status 'in Erfassung'.
   Abgelehnt: Wurde Ihr Antrag von der budgetverantwortlichen Person abgelehnt, ersehen Sie mit Klick auf das 'Ablehnungsicon', warum Ihr Antrag abgelehnt wurde. In Ihrer Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) k?nnen Sie den Antrag bearbeiten.
4. Unter 'Delegation' k?nnen Sie eine oder mehrere Mitarbeitende ausw?hlen, die f¨¹r Sie die beruflichen Auslagen (R¨¹ckerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten k?nnen. mehr

Die 'Inbox Berufliche Auslagen' finden Sie auf der ETHIS-Startseite.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, k?nnen Sie ¨¹ber 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person ausw?hlen. mehr
2. Die Antr?ge werden mit allen Details angezeigt. mehr
3. Wird der Antrag nicht durch den Antragsteller / die Antragstellerin erfasst, muss dieser mit Klick auf 'Best?tigen' durch diesen / diese best?tigt werden. Erst dann kann der Genehmiger / die Genehmigerin den Antrag genehmigen oder ablehnen. Wurde der Antrag abgelehnt, kann dieser direkt in der Inbox bearbeitet / korrigiert werden (durch den Antragsteller / die Antragstellerin und delegierte Mitarbeitende). mehr
4. Nach dem Klick auf 'Genehmigen' erscheint die Meldung 'Genehmigung erfolgreich durchegf¨¹hrt'. Die genehmigte Zeile wird nun im Reiter 'Spesenantr?ge bearbeitet' angezeigt.
5. Ist ein Spesenantrag fehlerhaft kann dieser mit Klick auf 'Ablehnen' abgelehnt werden. Nun muss ein Ablehungsgrund erfasst werden. Anschliessend ist dieser Antrag wieder in der Inbox des Antragstellers. mehr
6. In dieser Spalte wird der Status des Antrags angezeigt:
   • Wartet auf Best?tigung
   • in Genehmigung
   • Genehmigt (diese Antr?ge befinden sich im Reiter 'Spesenantr?ge bearbeitet')
7. Erkl?rung der Symbole
   • Mit Klick auf das 'Ablehnungsicon' wird Ihnen der Grund der Ablehnung angegeben. mehr
   • Mit Klick auf den 'M¨¹lleimer' kann der ganze Antrag gel?scht werden (nur solange der / die Vorgesetzte den Antrag noch nicht genehmigt hat). Bitte er?ffnen Sie anschliessend ein Ticket via SmartDesk, damit der Antrag gel?scht werden kann.
   • Mit Klick auf den 'Pfeil' kann der ganze Antrag zur¨¹ckgelegt werden (nur solange der / die Vorgesetzte den Antrag noch nicht genehmigt hat). Bitte er?ffnen Sie anschliessend ein Ticket via SmartDesk, damit der Antrag gel?scht werden kann.
     D.h. alle Positionen des Antrags befinden sich wieder in der Liste der offenen Positionen.
   • Soll eine von Ihnen delegierte Person die ?nderungen im Antrag noch einmal kontrollieren, k?nnen Sie mit Klick auf den 'Briefumschlag' eine Mail (Outlook-Mailbox) an die zust?ndige Person senden.
8. Unter dem Reiter 'Spesenantr?ge bearbeitet' sind alle genehmigten, abgelehnten und gel?schten Antr?ge aufgelistet.
9. Unter Delegation k?nnen Sie eine oder mehrere Mitarbeitende ausw?hlen, die f¨¹r Sie die beruflichen Auslagen (R¨¹ckerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten k?nnen. mehr
10. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschl¨¹ssel) k?nnen Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.