Beschaffungen

Die ETH Z¨¹rich hat in ihrer Beschaffungspolitik die Grunds?tze, Leitlinien und Anforderungen definiert, die interne Beschaffende und Liefe-rant:innen einhalten m¨¹ssen. Beschaffungen sollen demnach bedarfsgerecht, nachhaltig, wirtschaftlich, koordiniert und integer get?tigt werden.

Beschaffungen von beweglichen G¨¹tern, Dienst- und Bauleistungen stellen ?ffentliche Beschaffungsgesch?fte dar und unterstehen den f¨¹r die ETH Z¨¹rich geltenden Gesetzen und Verordnungen. Die Aufgaben, Kompetenzen und Zust?ndigkeiten im Beschaffungsprozess an der ETH Z¨¹rich werden im Finanzreglement geregelt.

Die Abteilungen Immobilien, Facility Services, Engineering und Systeme, ETH-Bibliothek, In-formatikdienste sowie Finanzdienstleistungen gelten als Beschaffungsstellen der ETH Z¨¹rich. Sie stellen die ihnen zugeordneten G¨¹ter und Dienstleistungen (gem?? Anhang 2 des Finanz-reglements) entweder zur Verf¨¹gung, bestellen diese auf Antrag oder informieren ¨¹ber den op-timalen Bestellprozess. Beispielsweise k?nnen Laborartikel, B¨¹ro- und Labormobiliar, Informa-tions- und Kommunikationstechnologie (ICT), Reinigungsdienstleistungen, Baudienstleistun-gen oder auch Druck-, Versand- und Post-dienstleistungen ¨¹ber interne Stellen bezogen werden.

Sofern die ben?tigten G¨¹ter/Dienstleistungen nicht bei internen Stellen bezogen werden k?nnen, kann die Beschaffung bei externen Lieferant:innen erfolgen. Dabei m¨¹ssen Bestellungen ab CHF 10'000 (inkl. Mehrwertsteuer) schriftlich erfolgen und ¨¹ber den vorgesehenen Prozess der zust?ndigen Beschaffungsstelle abgewickelt werden. F¨¹r Beschaffungen ab CHF 150'000 (exkl. Mehrwertsteuer) ist vorg?ngig ein Einladungsverfahren in Zusammenarbeit mit der zust?ndigen Beschaffungsstelle durchzuf¨¹hren. F¨¹r geplante Beschaffungen ab CHF 230'000 (exkl. Mehrwertsteuer) muss fr¨¹hzeitig mit der zust?ndigen Beschaffungsstelle Kontakt aufgenommen werden, damit die Art des Ausschreibungsverfahrens bestimmt werden kann.

Mitwirkende in einem Beschaffungsverfahren (Vergabeverfahren) der ETH Z¨¹rich m¨¹ssen ¨C unabh?ngig vom Beschaffungsbetrag ¨C unbefangen sein.

Wann bin ich verpflichtet, in den Ausstand zu treten und nicht am Vergabeverfahren mitzuwirken?

Falls Mitwirkende im Rahmen eines Beschaffungsprojekts feststellen, dass sie eine konflikttr?chtige Interessenbindung haben, sind sie verpflichtet, diese dem Vorgesetzten umgehend mitzuteilen.

Eine konflikttr?chtige Interessenbindung und somit eine Befangenheit liegt vor, wenn eine aufseitennder ETH Z¨¹rich mitwirkende Person:

• ein pers?nliches Interesse am Auftrag hat;
• eine besondere Beziehungsn?he zum/zur Anbieter:in oder zu einem Mitglied eines seiner/ihrer Organe aufweist; darunter fallen etwa enge aktuelle oder fr¨¹here (private) Gesch?ftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungs-/Auftragsverh?ltnis, Nebenbesch?ftigung), Spin-off-Beziehung, Ehe, eingetragene Partnerschaft oder eine ehe?hnliche Gemeinschaft, Verwandtschaft oder Schw?gerschaft (bis zum dritten Grad in der Seitenlinie), ein wirtschaftliches oder anderes Abh?ngigkeitsverh?ltnis oder eine mehrj?hrige vertiefte Kameradschaft (z.B. aufgrund des Milit?rdiensts);
• aufgrund anderer Umst?nde die f¨¹r die Durchf¨¹hrung ?ffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabh?ngigkeit vermissen l?sst, soweit sich diese Befangenheit konkret auf den Beschaffungsvorgang auswirkt. 

In diesen F?llen ist die betroffene Person verpflichtet, in den Ausstand zu treten, weil sonst der Vergabeentscheid mit einem formellen Fehler behaftet ist und vom Gericht aufgehoben werden kann.

In den Ausstand treten bedeutet, im Vergabeverfahren nicht mitzuwirken, weder bei der Bedarfsspezifikation noch bei der Angebotsevaluation oder beim Vergabeentscheid. Der/die zust?ndige vorgesetzte Budgetverantwortliche bzw. der/die Departementsvorsteher:in (wenn die betroffene Person selbst eine departementale Budgetverantwortung innehat) stellt sicher, dass bei einer ihm/ihr gemeldeten Befangenheit im Zusammenhang mit einem Beschaffungsprojekt die betroffene Person in den Ausstand tritt und dies dokumentiert wird. Ferner stellt er/sie sicher, dass Bedarfsspezifikation, Angebotsevaluation und Vergabeentscheid durch ein unabh?ngiges Expertengremium durchgef¨¹hrt werden, dass die Beschaffungsprozess-Anforderungen gem?ss Art. 130 Finanzreglement der ETH Z¨¹rich (nachfolgend ?FR?) eingehalten werden und die Einkaufskoordination informiert wird. In Zweifelsf?llen entscheidet der/die Vizepr?sident:in f¨¹r Finanzen und Controlling ¨¹ber den Ausstand im Sinne von Art. 130 Abs. 3^bis FR.

Weitere Sorgfalts- und Treuepflichten im Beschaffungsverfahren

Mitwirkende bei ETH-Beschaffungsverfahren m¨¹ssen sich auch ¨¹ber folgende Sorgfalts- und Treuepflichten und m?gliche Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung im Klaren sein: 

• Bei der Evaluation eingegangener Angebote im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens vertritt die mitwirkende Person ausschliesslich die Interessen der ETH Z¨¹rich. In einem Beschaffungsverfahren sind s?mtliche Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, w?hrend und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. Konkret heisst das, dass solche Daten unberechtigten Dritten in keiner Art und Weise zug?nglich gemacht und nicht aus den hierf¨¹r bestimmten R?umlichkeiten entfernt werden d¨¹rfen.
• Zudem darf vor und w?hrend des Vergabeverfahrens kein Kontakt mit potenziellen Anbieter:innen betreffend die fragliche Beschaffung stattfinden, der die Gleichbehandlung aller Anbieter:innen gef?hrden k?nnte.
• S?mtliche Geschenke, Einladungen oder geringf¨¹gigen und sozial ¨¹blichen Vorteile vor und w?hrend des Vergabeverfahrens von potenziellen oder effektiven Anbieter:innen m¨¹ssen abgelehnt werden.

Die Nichteinhaltung der oben aufgef¨¹hrten Punkte kann eine Verletzung der personalrechtlichen Sorgfalts- und Treuepflicht darstellen und personalrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

Prozesse zur Vermeidung der Teilnahme von Personen mit konflikttr?chtigen Interessenbindungen Vergabeverfahren der ETH Z¨¹rich

Die folgend aufgef¨¹hrten Massnahmen sollen dazu dienen, alle Mitwirkenden bei Beschaffungsverfahren f¨¹r das Thema konflikttr?chtige Interessenbindungen bei Beschaffungen zu sensibilisieren:

• Bei Beschaffungsprojekten ab CHF 150¡¯000 (exkl. Immobilienprozess) verlangt die zust?ndige Beschaffungsstelle von der budgetverantwortlichen Person und den weiteren mitwirkenden Personen (interne und externe) eine unterschriebene projektbezogene Unbefangenheitserkl?rung. F¨¹r interne und externe Mitwirkende werden unterschiedliche projektbezogene Unbefangenheitserkl?rungsformulare verwendet.
• In Beschaffungen involvierte Mitarbeitende (exkl. Budgetverantwortliche) der Beschaffungsstellen im Sinne von Art. 127 FR und der Shops im Sinne von Art. 130a FR unterzeichnen eine Unbefangenheitserkl?rung f¨¹r die Dauer der Anstellung. Die Beschaffungsstelle / der Shop ist verantwortlich f¨¹r das Einfordern der Unbefangenheitserkl?rungen. Damit verbunden ist die Aufgabe, regelm?ssig zu pr¨¹fen, ob weitere Mitarbeitende eine Unbefangenheitserkl?rung unterzeichnen m¨¹ssen.
• Die Budgetverantwortlichen best?tigen jeweils Ende Jahr (im ETHIS-Prozess Jahresabrechnung), dass sie die Ausstandsregeln in Beschaffungsverfahren verstanden haben und in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.
• Beim Erfassen von Nebenbesch?ftigungen wird im entsprechenden ETHIS-Workflow und ggf. in der SL-Mitteilung (Bewilligung) darauf hingewiesen, dass bei geplanten Beschaffungen, bei denen die Firma/Firmengruppe, bei welcher die Nebenbesch?ftigung ausge¨¹bt wird, als Anbieter:in infrage kommt, in den Ausstand getreten werden muss.

Grundlage f¨¹r die hier aufgef¨¹hrten Regeln und Prozesse bilden die unter ?Rechtliche Grundlagen? aufgef¨¹hrten gesetzlichen Bestimmungen sowie folgende Finanzreglement-Artikel:

• Art. 22 lit. e
• Art. 24 Abs. 9 lit. c
• Art. 28 Abs. 1 lit. i
• Art. 29 Abs. 1 lit. h
• Art. 130 Abs. 3^bis

Die Budgetverantwortlichen der ETH Z¨¹rich kennen die Grundregeln zum Beschaffungswesen sowie die Ausstandsregeln und Prozesse zur Vermeidung der Teilnahme von Personen mit konflikttr?chtigen Interessenbindungen an Vergabeverfahren und setzen diese in ihrem Verantwortungsbereich um.