Elaborazione automatica dei documenti

Anche il produttore di macchine Muller Martini deve affrontare queste sfide. L'acquirente Felix Willers descrive: "Il controllo e il trasferimento ripetitivo dei dati da una conferma d'ordine ora comporta un impegno maggiore, perché ora ci sono molti più colli di bottiglia, ritardi nelle consegne e adeguamenti dei prezzi, ad esempio a causa della guerra in Ucraina e del COVID. Dobbiamo adeguare i nostri ordini e i nostri dati anagrafici in SAP per informare tempestivamente i nostri clienti interni ed esterni e mantenere aggiornati i nostri dati nel sistema".

Struttura di database propria e AI

I software che promettono di acquisire automaticamente documenti come le fatture non sono una novità. Finora, tuttavia, questi sistemi hanno lavorato molto spesso sulla base di modelli e regole. Tuttavia, questo approccio spesso funziona male. Le nuove tecnologie promettono un rimedio. Tim Beck, cofondatore di BLP, spiega: "Grazie alle reti neurali, siamo in grado di riconoscere nuovi documenti completamente senza modelli o regole. Si tratta di un grande passo avanti, soprattutto per quanto riguarda le posizioni dei tavoli".

Tuttavia, il fatto che un'IA capisca ciò che è scritto sul documento non significa che il processo possa essere automatizzato. Beck continua: "Le informazioni sui documenti sono spesso molto diverse da quelle contenute nell'ERP. Tuttavia, una conferma d'ordine di 100 franchi svizzeri deve corrispondere a un ordine di 110 franchi svizzeri con uno sconto di 10 franchi svizzeri". Per risolvere questo problema, BLP ha sviluppato altre reti neurali in grado di tradurre le informazioni dei documenti in dati ERP. A tal fine, BLP Digital ha creato una propria struttura di database. Tutti i dati vengono prima estratti dai sistemi ERP e letti nella struttura di BLP. Questo ha un vantaggio decisivo: l'IA può essere addestrata allo stesso modo per tutti i clienti, ottenendo risultati significativamente migliori in quanto l'IA ha a disposizione più dati.

In pratica, le cose stanno così: Il software BLP è collegato al sistema ERP del cliente. I documenti in arrivo da clienti e fornitori vengono letti direttamente dall'AI e confrontati con i dati dell'ERP. Se tutto è corretto entro i limiti di tolleranza stabiliti, il documento viene finalizzato direttamente. Il resto deve essere fatto dai collaboratori, per i quali sono decisi cruscotti e flussi di lavoro personalizzati nella soluzione browser di BLP. Il risultato è che le aziende risparmiano un'enorme quantità di tempo, riducono le fonti di errore e contrastano la carenza di manodopera qualificata. Beck chiarisce: "Il risparmio di tempo deve sempre essere misurato sull'intero processo, cioè come combinazione di tasso di automazione totale e accelerazione del processo decisionale dei collaboratori. Il puro tasso di riconoscimento non è sufficiente".

Progressi decisivi grazie allo sviluppo dell'ETH

Il progetto recentemente completato con l'ETH e Innosuisse è stato avviato per migliorare ulteriormente la lettura dei documenti. I ricercatori del gruppo Information Management dell'ETH di Zurigo hanno sviluppato un algoritmo che utilizza tutte le celle OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) di un documento come input, comprendendo così meglio le strutture dei documenti e fornendo quindi risultati migliori in contesti più complessi. Ad esempio, è possibile comprendere meglio le righe di tabelle che si estendono su due o più pagine o interpretare meglio le condizioni di prezzo complesse all'interno di una riga di tabella. In questo modo si riduce il lavoro manuale di verifica degli scostamenti, che devono comunque essere decisi dal reparto specializzato.

Anche Felix Willers di Muller Martini riferisce di questi miglioramenti: "Dopo il passaggio a BLP nel maggio 2023, attualmente stimiamo un risparmio di tempo di circa il 40-45% nell'attività quotidiana. L'obiettivo è risparmiare il 70-80% del tempo dedicato al controllo e al trasferimento delle conferme d'ordine e alla manutenzione dei dati anagrafici. Questo ci aiuta a concentrarci sulle attività a valore aggiunto". Il software aiuta a migliorare continuamente i dati anagrafici. In questo modo si riduce il numero di deviazioni e si raggiunge l'obiettivo di efficienza desiderato.

Pioniere nell'automazione dei processi ERP

Grazie alla nuova tecnologia, BLP Digital ha migliorato ancora una volta in modo significativo il suo prodotto, come conferma una base di clienti in crescita. Si va dalle tradizionali PMI svizzere alle più grandi aziende del Paese. Insieme a questi clienti, BLP continua a sviluppare il suo prodotto e si augura di accogliere altri clienti interessati.