Traiter automatiquement les documents

Le constructeur de machines Müller Martini est également confronté à ces défis. L'acheteur Felix Willers décrit : "Le contr?le et la reprise répétitive des données d'une confirmation de commande occasionnent désormais beaucoup plus de travail, car suite à la guerre en Ukraine et à COVID, par exemple, il y a désormais beaucoup plus de goulots d'étranglement dans les livraisons, de reports de livraison et d'adaptations de prix. Nous devons les adapter dans nos commandes, ainsi que dans nos données de base, dans SAP, afin d'informer à temps nos clients internes et externes et de maintenir nos données à jour dans le système".

Structure de base de données propre et IA

Les logiciels qui promettent de saisir automatiquement des documents tels que des factures ne sont pas nouveaux. Mais jusqu'à présent, ces systèmes fonctionnent très souvent sur la base de modèles et de règles. Or, cette approche fonctionne souvent mal. Les nouvelles technologies promettent d'y remédier. Tim Beck, cofondateur de BLP, explique : "Gr?ce aux réseaux neuronaux, nous pouvons reconna?tre de nouveaux documents sans modèles ni règles. C'est notamment une percée décisive pour les positions dans les tableaux".

Mais : ce n'est pas parce qu'une IA comprend ce qui est écrit sur le document que le processus peut être automatisé. Beck poursuit : "Les informations sur les documents ont souvent un tout autre aspect que dans l'ERP. Or, une confirmation de commande de 100,- CHF doit correspondre à une commande de 110,- CHF avec une remise de 10,- CHF". Pour résoudre ce problème, BLP a développé d'autres réseaux neuronaux qui ma?trisent cette traduction des informations des documents en données ERP. Pour ce faire, BLP Digital a écrit sa propre structure de base de données. Pour cela, toutes les données sont d'abord extraites des systèmes ERP et importées dans la structure BLP. Cela présente un avantage décisif : l'IA peut être entra?née de la même manière sur tous les clients, ce qui donne de bien meilleurs résultats, car l'IA dispose de plus de données.

Dans la pratique, cela se présente comme suit : Le logiciel BLP est relié au système ERP des clients. Les documents entrants des clients et des fournisseurs sont directement lus par l'IA et comparés aux données ERP. Si tout est correct dans les limites de tolérance définies, le document est directement cl?turé. Le reste doit être fait par les collaborateurs, pour lesquels des tableaux de bord et des flux de travail personnalisés sont disponibles dans la solution de navigation de BLP. En fin de compte, les entreprises gagnent énormément de temps, réduisent les sources d'erreur et luttent contre la pénurie de personnel qualifié. Beck précise : "Le gain de temps doit toujours être mesuré sur l'ensemble du processus, c'est-à-dire en combinant le taux d'automatisation totale et l'accélération des collaborateurs dans la prise de décision. Le simple taux de reconnaissance ne suffit pas à cet égard".

Des progrès décisifs gr?ce au développement de l'ETH

Le projet récemment achevé avec l'ETH et Innosuisse a été initié pour améliorer encore la lecture des documents. Des chercheurs du groupe Information Management de l'ETH Zurich ont développé un algorithme qui utilise toutes les cellules OCR (optical character recognition) d'un document comme entrée, ce qui permet de mieux comprendre les structures des documents et donc de fournir de meilleurs résultats dans des contextes plus complexes. Par exemple, les lignes de tableaux réparties sur deux pages ou plus peuvent être mieux comprises ou les conditions de prix complexes au sein d'une ligne de tableau peuvent être mieux interprétées. Le travail manuel est ainsi réduit à la vérification des écarts, qui doivent continuer à être décidés par le service spécialisé.

Felix Willers de Müller Martini parle lui aussi de ces améliorations : "Après avoir mis en place les BLP en mai 2023, nous estimons actuellement que le gain de temps dans nos activités quotidiennes est d'environ 40-45%. L'objectif est d'économiser 70-80% de temps pour le contr?le et la transmission des confirmations de commande ainsi que pour la gestion des données de base. Cela nous aide à nous concentrer sur des activités à valeur ajoutée". Le logiciel aide à améliorer continuellement les données de base. Le nombre d'écarts est ainsi réduit, ce qui permettra d'atteindre l'objectif d'efficacité souhaité.

Précurseur dans l'automatisation des processus ERP

Gr?ce à la nouvelle technologie, BLP Digital a encore nettement amélioré son produit, ce que confirme une clientèle croissante. Celle-ci va de la PME suisse classique aux plus grandes entreprises de ce pays. En collaboration avec ces clients, BLP continue à développer son produit et se réjouit d'accueillir d'autres clients intéressés.