Interviste

Qual è l'aspetto più importante della mentalità VPIN per voi leader?

Marchio:La VPIN è molto grande: l'area comprende molti progetti e molte persone. ? difficile avere una visione d'insieme. La mentalità dovrebbe abbattere le barriere tra team, sezioni e dipartimenti. A livello personale, la mentalità contiene valori che mi stanno a cuore. Mi incoraggia nel modo in cui mi sono comportato all'ETH negli ultimi 15 anni.

Hannes:Il MAKING è l'aspetto più importante per me. Ciò richiede un dialogo costante al di là dei confini del team, delle sezioni e dei reparti.

A che punto siete con l'introduzione della mentalità nei vostri dipartimenti amministrativi o nei vostri team?

Hannes:Nei workshop abbiamo discusso il significato di mindset per il nostro dipartimento amministrativo e le nostre attività. Da qui abbiamo definito le misure che ci aiuteranno ad approfondire i temi culturali nel dipartimento amministrativo.

Marchio:Dai workshop ho tratto argomenti che vorremmo integrare nei nostri processi di lavoro. Ad esempio, si tratta di costruire ponti. Abbiamo avuto l'idea di organizzare sessioni mensili di summit con altri team dell'ID, solo per conoscere meglio le persone dell'ID e scoprire su quali argomenti stanno lavorando.

Su cosa si concentrerà nei prossimi mesi?

Hannes:Stiamo raggruppando le misure emerse dai workshop e discutendo su come trattarle e su quali argomenti dare priorità.

Marchio: Ci piace particolarmente il fatto che si tratti di una mentalità orientata all'azione. Dovrebbe essere applicata e non esistere solo sulla carta. Un aspetto importante è che, nonostante le misure di riduzione dei costi, il lavoro innovativo può continuare nei prossimi anni, compreso, ad esempio, l'uso di nuove tecnologie.

Hannes:Il progetto Future of Work @ OCT offre molte opportunità per scambiare più strettamente le idee in futuro e vivere così la mentalità. Ci stiamo avvicinando tutti e mi aspetto che questa mentalità si diffonda anche nel nostro lavoro con altri dipartimenti amministrativi".

Marchio: Sì, penso anche che questa sia la più grande opportunità. L'Octavo era spesso vuoto, ma ora le cose cambieranno. Sarà più rumoroso, più vicino e più accogliente, ma ci saranno anche più scambi.

Come fate a garantire che tutti i collaboratori dei vostri team siano coinvolti nei processi per la nuova mentalità?

Hannes:Per me era molto importante pensare all'approccio in anticipo, in modo da poter ottenere risultati concreti nei workshop. Abbiamo formulato una storia di cambiamento culturale nella gestione del reparto e poi abbiamo chiesto ai team quali misure fossero necessarie per garantire che la mentalità fosse messa in pratica. Tutti i collaboratori sono stati coinvolti. Sono le iniziative comuni che ci porteranno avanti.

Marchio:I workshop a cui ho potuto partecipare hanno davvero acceso l'entusiasmo. Credo che grazie ai workshop i collaboratori siano intrinsecamente motivati a continuare a seguire questa mentalità.

Un aspetto della mentalità è il processo decisionale: "Agiamo da pari a pari - anteponiamo la competenza alla gerarchia". Come dovrebbero essere prese le decisioni in futuro?

Hannes:Il mio obiettivo è che le decisioni vengano prese dove c'è competenza, ovvero nella "buona Svizzera", secondo il principio di sussidiarietà. Naturalmente si tratta di una visione un po' idealizzata, poiché anche fattori esterni come le finanze possono giocare un ruolo nelle decisioni. Tuttavia, dovremmo tenere a mente questo obiettivo.

Marchio:Esattamente, dove c'è competenza, le decisioni possono e devono essere prese e attuate. ? così che possiamo responsabilizzare i collaboratori. In ID, stiamo già lavorando in organizzazioni a matrice in diverse sedi.

Grazie alla cultura del partenariato di One VPIN, anche l'efficienza e l'efficacia dovrebbero essere rafforzate. Come vede questo aspetto?

Hannes:Per me questa è la conseguenza. Il primo passo è vivere le mentalità in modo ancora più forte.

Marchio:Spero che una mentalità condivisa permetta di pensare ai progetti su scala più ampia e quindi di creare sinergie. Anche il panorama degli strumenti potrebbe essere razionalizzato per ridurre al minimo le interruzioni dei media (ad esempio, un sistema di ticket condiviso).

La mentalità deve essere vissuta a lungo termine. Come vuole garantire questa longevità?

Marchio:Stiamo cercando di integrare la mentalità nel nostro lavoro quotidiano. Vogliamo sostenere i nostri progetti in modo più ampio e non solo lavorare con persone dello stesso team.

Hannes: Quali sono le argomentazioni contrarie a vivere il mindset a lungo termine? Il One VPIN Mindset ci si addice molto bene: la prima pietra è già stata posata.

Ci sono aspetti della mentalità su cui vorrebbe lavorare personalmente?

Marchio: Sì, ho deciso di lodare di più i miei collaboratori. Prenderò esempio dal mio nuovo capo (ride).

Hannes:Mi chiedo ogni giorno cosa significhi il mindset per me e per i miei valori. La leadership implica una costante messa in discussione.

Cosa volete dai vostri collaboratori in termini di mentalità?

Hannes:Imparzialità. Approccio alla mentalità con apertura mentale.

Marchio:? quello che vorrei vedere anch'io.

"? importante parlare tra di noi. Anche nell'era digitale".

Un'intervista con Andrea Ferrari, ISC (Info and Service Centre) & Reception OCT, e Sebastian Brassel, membro del personale della sezione Information and Learning Environments della Biblioteca dell'ETH e responsabile dell'ufficio IZ Hub dell'ETH.

Andrea, Sebastian, entrambi vi siete offerti volontari insieme a molti altri per lavorare sulla mentalità nel gruppo di lavoro One VPIN. C'era una motivazione particolare che vi ha spinto a partecipare?

Andrea:Noi collaboratori dell'accoglienza dobbiamo sapere da chi possiamo ottenere informazioni. Il networking è la cosa più importante. Parlare tra di noi è incredibilmente importante. Anche nell'era digitale.

Sebastian: Un buon clima di lavoro è molto importante per me. Questo deve essere coltivato attivamente ed esemplificato. A questo possono contribuire i principi di base della cooperazione. Per questo ho deciso consapevolmente di impegnarmi e sono contento di averlo fatto, anche se si tratta di un compito aggiuntivo rispetto al mio normale lavoro.

Come si è svolto il processo di sviluppo del Mindset VPIN?

Andrea:Siamo riusciti a sviluppare molte cose insieme. Nove concetti di mentalità sono diventati quattro! Abbiamo eliminato, ampliato, riequilibrato e riorganizzato alcune cose. Il pilastro "umano" era molto importante per il nostro gruppo di lavoro.

Sebastian:Non posso che essere d'accordo con te su questo punto, Andrea. ? stato anche bello conoscere persone di altri dipartimenti amministrativi e fare rete.

"MACHEN - umano, collaborativo, sostenibile" copre molti aspetti delle attività quotidiane, del processo decisionale e delle relazioni in VPIN. Quali sono stati gli argomenti più controversi?

Sebastian: Abbiamo dovuto negoziare la denominazione del valore "umano". Abbiamo anche discusso su chi sono i nostri clienti. Sono gli altri dipartimenti amministrativi della VPIN? ? l'ETH di Zurigo nel suo complesso? O di soggetti esterni? Questo è stato un argomento di discussione.

Andrea: Ma i quattro punti sono emersi rapidamente!

Sebastian:Sì, è vero. ? diventato subito chiaro che inizialmente nove termini erano troppi per una mentalità memorabile.

Qual è l'aspetto più importante della mentalità One VPIN per lei personalmente?

Andrea:Fare le cose insieme. Per lavorare in modo efficace, abbiamo bisogno di fare rete. La coesione facilita le cose. Dobbiamo liberarci del pensiero comune.

Sebastian:Lo ha detto molto bene. Posso solo aggiungere che l'obiettivo comune riguarda anche il confine gerarchico. Vorrei che in futuro le gerarchie passassero ancora più in secondo piano a favore delle competenze professionali. E che la mentalità VPIN sia praticata sia dal basso verso l'alto che dall'alto verso il basso. A mio avviso, ciò richiede leader che agiscano come formazioni preliminari, ma anche collaboratori che agiscano in modo indipendente.

Sono iniziati i workshop di One VPIN con i collaboratori ed entrambi li accompagnate come facilitatori volontari. Come sono stati per voi i primi workshop?

Sebastian: Sei mesi fa non avrei potuto immaginare di trovarmi di fronte a così tante persone come facilitatore. Ma ho superato me stessa, ho imparato di più e sono diventata più coraggiosa. Allo stesso tempo, mi sono reso conto di essere riuscito a dare inizio a qualcosa e questo mi rende felice.

Andrea: Ho partecipato a un solo workshop. E ho cercato di rimandarlo il più possibile. Non sono abituata a fare presentazioni ed ero molto nervosa. Ma ho capito che potevo fare la differenza. Un allievo del workshop ha avuto il coraggio di dire che non doveva sempre essere fatto sentire come persona in formazione. Ho pensato che fosse fantastico.

Quali sono stati i risultati dei workshop finora?

Andrea: I team cristallizzano due o tre punti della mentalità in cui vogliono stare al passo con i tempi e migliorare.

Sebastian: Molti vogliono migliorare la comunicazione all'interno del team e il flusso di informazioni. Alcuni vogliono anche lavorare in modo più sostenibile. Alla fine dei workshop, dico ai team di definire chi è responsabile e i tempi di attuazione delle misure.

Andrea: Spero che i team continuino a lavorare con i risultati del workshop, in modo che ciò che hanno ottenuto non evapori di nuovo. Ma questa è ovviamente una questione di risorse naturali ed è ora responsabilità dei team.

Ha mai avuto a che fare con domande critiche da parte dei collaboratori?

Sebastian: Ho già sentito alcune critiche. La mentalità non è abbastanza specifica o alcuni dicono: "Qui va tutto bene, non ne abbiamo bisogno", ma sono riuscito a convincere tutti che non fa male pensare alla collaborazione all'interno del team. Dopo i workshop, prendo nota in forma anonima delle preoccupazioni più importanti e le sottopongo alla nostra direzione e al team centrale di One VPIN in forma consolidata. Non voglio che queste preoccupazioni e suggerimenti vadano sprecati.

Andrea: All'inizio c'era una certa difensiva. Ho pensato che fosse importante che io e il team leader agissimo insieme come facilitatori. I partecipanti hanno sentito che stavamo vivendo ciò che predichiamo. Alla fine, le persone hanno avuto discussioni molto intense. Avevano semplicemente bisogno di un po' di motivazione.

Quale sarebbe la situazione dei vostri sogni in termini di collaborazione?

Andrea:Credo che sia molto importante comunicare con apertura e onestà gli uni con gli altri. Ci deve essere la volontà di sostenersi a vicenda.

Sebastian: Per me è molto importante comunicare e agire alla pari. Anche se siamo al di là dei confini gerarchici. Ma bisogna anche divertirsi e lavorare insieme regolarmente. Si passa così tanto tempo in ufficio!

Andrea:Proprio così, l'umorismo unisce!