Interviews

En tant que dirigeants, quel est pour vous l'aspect le plus important du VPIN Mindset ?

Mark:Le VPIN est très grand - le domaine comprend de nombreux projets et de nombreuses personnes. Il est difficile de garder une vue d'ensemble. Le mindset doit faire tomber les barrières entre les équipes, les sections et les départements. Sur le plan personnel, l'état d'esprit comprend des valeurs qui me tiennent à c?ur. Il me conforte dans la manière dont je me suis comportée à l'ETH au cours des 15 dernières années.

Hannes:FAIRE est pour moi l'aspect le plus important. Pour cela, il faut un dialogue permanent, au-delà des limites de l'équipe, de la section et du département.

Où en êtes-vous dans l'introduction de l'état d'esprit dans vos départements administratifs ou vos équipes ?

Hannes:Nous avons discuté dans les ateliers de ce que l'état d'esprit signifie pour notre département administratif et nos activités. A partir de là, nous avons défini des mesures qui nous aideront à approfondir les thèmes culturels au sein du département administratif.

Mark:J'ai retenu des ateliers des thèmes que nous souhaitons intégrer dans les processus de travail. Par exemple, il s'agit de créer des ponts. Nous avons eu l'idée de faire des sessions croissantes mensuelles avec d'autres équipes de l'ID, ne serait-ce que pour mieux conna?tre les gens de l'ID et savoir quels sont les thèmes qui les préoccupent actuellement.

Sur quoi allez-vous vous concentrer au cours des prochains mois ?

Hannes: Nous sommes en train de classer les mesures issues des ateliers et de discuter de la manière dont nous allons les traiter et des thèmes que nous allons prioriser.

Mark:Nous aimons particulièrement le fait qu'il s'agisse d'un état d'esprit de faiseur. Il doit être appliqué et ne pas seulement exister sur le papier. Un aspect important est que, malgré les mesures d'économie, il sera possible de continuer à travailler de manière innovante dans les années à venir, ce qui implique par exemple l'utilisation de nouvelles technologies.

Hannes: Le projet Future of Work @ OCT offre de nombreuses possibilités d'échanger plus étroitement à l'avenir et de vivre ainsi l'état d'esprit. Nous nous rapprochons tous les uns des autres et je m'attends à ce que l'état d'esprit soit également intégré dans le travail avec d'autres départements administratifs.

Mark:Oui, je pense aussi que c'est la plus grande chance. L'Octavo était souvent vide, mais cela va changer. Il sera plus bruyant, plus étroit et plus douillet, mais il y aura aussi plus d'échanges.

Comment vous assurez-vous que tous les collaborateurs de vos équipes sont impliqués dans les processus liés au nouvel état d'esprit ?

Hannes:Il était très important pour moi que nous réfléchissions au préalable à la manière de procéder afin d'obtenir des résultats concrets lors des ateliers. Nous avons formulé une Cultural Change Story au sein de la direction du département et avons ensuite demandé aux équipes quelles mesures étaient nécessaires pour que l'état d'esprit soit vécu. Tous les collaborateurs ont été impliqués. Ce sont les initiatives communes qui nous permettront d'avancer.

Mark:Dans les ateliers auxquels j'ai pu participer, l'étincelle a jailli. Je pense que gr?ce aux ateliers, il y a une motivation intrinsèque des collaborateurs à poursuivre le Mindset.

Un aspect de l'état d'esprit est la prise de décision : "Nous agissons d'égal à égal - nous pla?ons la compétence professionnelle avant la hiérarchie". Comment les décisions seront-elles prises à l'avenir ?

Hannes:Mon objectif est que les décisions soient prises là où se trouve la compétence professionnelle, c'est-à-dire "en bon Suisse", selon le principe de subsidiarité. Bien s?r, c'est une vision un peu idéalisée, car des facteurs extérieurs, comme les finances, peuvent aussi intervenir dans les décisions. Nous devrions néanmoins garder cet objectif à l'esprit.

Mark:Exactement, là où se trouve la compétence, les décisions peuvent et doivent être prises et mises en ?uvre. C'est ainsi que nous pouvons responsabiliser les collaborateurs. Dans la DI, nous travaillons déjà aujourd'hui à divers endroits dans des organisations matricielles.

Gr?ce à la culture de partenariat de One VPIN, l'efficience et l'efficacité devraient également être renforcées. Comment voyez-vous cela ?

Hannes: C'est pour moi la conséquence de ce qui précède. Dans un premier temps, il s'agit de vivre encore plus intensément les mindsets.

Mark: Gr?ce à un même état d'esprit, j'espère que les projets seront pensés à plus grande échelle et que des synergies pourront ainsi être créées. Le paysage des outils pourrait également être rationalisé afin d'avoir moins de ruptures de médias (par exemple un système de tickets commun).

L'état d'esprit doit être vécu à long terme. Comment voulez-vous assurer cette pérennité ?

Mark:Nous essayons d'intégrer le mindset dans notre travail quotidien. Nous voulons étayer nos projets de manière plus large et ne pas nous contenter de collaborer avec des personnes appartenant à la même équipe.

Hannes: Qu'est-ce qui s'oppose à vivre l'état d'esprit à long terme ? Le One VPIN Mindset nous convient très bien - la pierre angulaire la plus importante est ainsi déjà posée.

Y a-t-il des points de l'état d'esprit sur lesquels vous souhaitez travailler personnellement ?

Mark: Oui, j'ai décidé de féliciter davantage mes collaborateurs. Là, je coupe une tranche de mon nouveau chef (rires).

Hannes:Je me demande chaque jour ce que l'état d'esprit signifie pour moi et pour mon ensemble de valeurs. Le leadership implique une remise en question permanente.

Que souhaitez-vous que vos collaborateurs fassent en matière d'état d'esprit ?

Hannes: L'absence de préjugés. Avoir une approche ouverte de l'état d'esprit.

Mark: C'est ce que je souhaite également.

"Il est important de se parler. Même à l'ère du numérique".

Un entretien avec Andrea Ferrari, ISC (Info- und Service Center) & réception OCT, et Sebastian Brassel, collaborateur d'état-major dans la section Information et environnements d'apprentissage de la bibliothèque de l'ETH et responsable du bureau ETH IZ Hub.

Andrea, Sebastian, vous vous êtes tous deux portés volontaires, parmi beaucoup d'autres, pour travailler sur l'état d'esprit au sein du groupe de travail One VPIN. Avez-vous eu une motivation particulière pour participer ?

Andrea :Nous, les collaborateurs de la réception, devons savoir auprès de qui nous pouvons obtenir quelles informations. Le travail en réseau est essentiel. Il est incroyablement important de se parler. Même à l'ère du numérique.

Sebastian : Une bonne ambiance de travail me tient à c?ur. Il faut l'entretenir activement et en donner l'exemple. Des principes de base de collaboration largement soutenus peuvent y contribuer. C'est pourquoi j'ai délibérément décidé d'y participer et j'en suis heureux, même si c'est une t?che supplémentaire par rapport à mon travail habituel.

Comment s'est déroulé le processus d'élaboration du VPIN Mindset ?

Andrea :Nous avons pu élaborer beaucoup de choses ensemble. Les neuf concepts de l'état d'esprit sont devenus quatre ! Nous avons supprimé, élargi, rééquilibré, réarrangé certaines choses. Le pilier "humain" était très important pour notre groupe de travail.

Sebastian :Je ne peux qu'être d'accord avec toi, Andrea. C'était aussi super de rencontrer des gens d'autres départements administratifs de VPIN et de se mettre en réseau.

"FAIRE - humainement, ensemble, durablement" englobe de nombreux aspects de l'action quotidienne, de la prise de décision et des relations au sein du VPIN. Quels sont les sujets qui ont suscité le plus de discussions ?

Sebastian : Pour la valeur "humain", nous avons d? négocier la désignation. Nous avons en outre eu quelques discussions pour savoir qui étaient nos clients. Est-ce que ce sont les autres départements administratifs au sein du VPIN ? Est-ce l'ETH Zurich dans son ensemble ? Ou des personnes externes ? Cela a donné lieu à des discussions.

Andrea : Mais les quatre points se sont rapidement imposés !

Sebastian :Oui, c'est vrai. Il est vite apparu qu'à l'origine, neuf termes étaient trop nombreux pour un état d'esprit mémorable.

Quel est pour vous personnellement l'aspect le plus important de l'état d'esprit One VPIN ?

Andrea :Faire les choses ensemble. Pour travailler efficacement, nous avons besoin de travailler en réseau. La cohésion facilite le travail. Nous devons nous débarrasser de l'esprit de clocher.

Sebastian :Tu l'as très bien dit. Je ne peux qu'ajouter que ce qui est commun concerne aussi les limites hiérarchiques. Je souhaite qu'à l'avenir, les hiérarchies soient encore plus reléguées au second plan au profit des compétences professionnelles. Et que l'état d'esprit VPIN soit vécu aussi bien de bas en haut que de haut en bas. Pour cela, je pense qu'il faut des dirigeants qui agissent comme des modèles, mais aussi des collaborateurs qui agissent de manière responsable.

Les ateliers One VPIN avec les collaborateurs ont commencé et vous les accompagnez tous les deux en tant que facilitateurs bénévoles. Comment se sont déroulés les premiers ateliers pour vous ?

Sebastian : Il y a six mois, je n'aurais pas pu m'imaginer en tant que facilitateur devant autant de personnes. Mais j'ai surmonté cette épreuve, j'apprends et je m'enhardis. En même temps, j'ai remarqué que j'avais pu déclencher quelque chose et cela me fait plaisir.

Andrea : Je n'ai eu qu'un seul atelier. Et j'ai essayé de le retarder le plus possible. Je n'ai pas l'habitude de donner des conférences et j'étais très nerveuse. Mais j'ai remarqué que je pouvais faire bouger les choses. Un apprenant de l'atelier a osé dire courageusement qu'il ne fallait pas toujours lui faire sentir qu'il était la personne en formation. J'ai trouvé cela formidable.

Quels ont été les résultats des ateliers précédents ?

Andrea : Les équipes identifient deux ou trois points de l'état d'esprit qu'elles souhaitent améliorer.

Sebastian : Beaucoup veulent améliorer leur communication au sein de l'équipe et le flux d'informations. Certains veulent également travailler de manière plus durable. A la fin des ateliers, je communique aux équipes qu'elles doivent définir qui est responsable et dans quel délai les mesures doivent être mises en ?uvre.

Andrea : J'espère que les équipes continueront à travailler avec le résultat de l'atelier, afin que ce qui a été élaboré ne s'évapore pas à nouveau. Mais c'est bien s?r une question de ressources et c'est maintenant la responsabilité des équipes.

Avez-vous été confrontés à des questions critiques de la part de vos collaborateurs ?

Sebastian : J'ai déjà entendu des critiques. Le mindset n'était pas assez spécifique ou certains pensaient aussi : "Chez nous, tout est super, nous n'avons pas besoin de ?a", mais j'ai réussi à convaincre tout le monde que cela ne faisait pas de mal de réfléchir en équipe à la collaboration. Je prends note de manière anonyme des préoccupations générales et les soumets à notre direction et à l'équipe centrale de One VPIN à l'issue des ateliers. Je ne veux pas laisser ces demandes et ces suggestions partir en fumée.

Andrea : Au début, il y avait une certaine attitude défensive. J'ai trouvé important que le chef d'équipe et moi-même jouions ensemble le r?le de facilitateurs. Les participants ont senti que nous donnions l'exemple de ce que nous prêchions. A la fin, les gens ont discuté très intensément. Ils avaient simplement besoin d'être motivés.

Quelle serait votre situation de rêve en matière de collaboration ?

Andrea :Je trouve très important de communiquer ouvertement et honnêtement les uns avec les autres. Il doit y avoir une volonté de se soutenir mutuellement.

Sebastian : Pour moi, il est très important de communiquer et d'agir d'égal à égal. Même au-delà des limites hiérarchiques. Mais il faut aussi aimer travailler ensemble et s'amuser régulièrement. On passe tellement de temps au bureau !

Andrea :C'est vrai, l'humour crée des liens !